¿Me ayudas a recuperar mis contactos?

Hoy en día tener tus contactos siempre disponibles es cosa de dedicarle un día a organizar lo que ya tienes y seguir organizado con cada contacto nuevo... Yo sé que es difícil estar organizado, pero es la forma más segura de tener tu información segura.

Es muy probable que ya tengas tus contactos en algún lado, si eres modelo 70~80 tienes al menos una copia de tus contactos en Outlook, o dependiendo de tu teléfono en algún lado de la Nube... y claro! si no eres como mi suegro que sigue teniendo la agenda en su cabeza y usa el cel como si tuviera todavía su teléfono de disco (shhuiiic, tsc, tsc, tsc, tsc, tsc, shhuiiic, tsc, tsc, tsc, tsc, tsc).

Entonces... si eres uno del 98% de mis amigos trendy que tienen el mismo teléfono de hace 4 años (iPhone), seguramente el legado del buen Steve Jobs te hizo guardar tus contactos en el famosísimo iCloud.  No está mal, al menos sabes que si se te pierde tu cel tus contactos están el algún lado y los puedes recuperar subiendo de versión de iPhone en Telcel(o Movistar, Iusacell, AnyBrandCel) por otros 24 meses. Que por cierto el iPhone 5s está padre, pero todavía me sigue gustando más mi Galaxy SIII, ya no digamos el S4.

Al grano... ¿qué debes de hacer? :

1. Sin importar donde estén tiene que ser un lugar que también puedas verlo en tu computadora personal, llámese Gmail, Yahoo, Hotmail, iCloud, Outlook o inclusive el Facebook.  Así aunque pierdas tu cel, todavía puedes ver y actualizar tus contactos.  Mi recomendación siempre es Gmail por que difícilmente desaparecerá en los próximos años y no depende de qué tecnología uses, siempre puedes sincronizar tu Smartphone con Gmail.
2. Actualiza los datos de tus contactos de manera ordenada, así siempre será más fácil; Móvil para el Cel, Personal para su casa y Oficina para su trabajo.
3. No seas paranoico y pon tus contactos con nombre y apellido.  Hablarle a Gaby sin apellido, puede llevarte a llamarle a tu suegra a las 4 de la mañana haciéndole proposiciones indecorosas! 
4. Tómale la foto a tu contacto, así sabrás quien te habla con sólo ver la foto y se sincroniza también con la mayoría de las cuentas en la nube.
5. Intenta escribir los teléfonos con el número mundial, no te cuesta más la llamada y si eres viajero frecuente agradecerás poder hacer una llamada sin editar el teléfono al que quieras llamar. (+5255 55555555).  También de ésta manera es más fácil encontrar a tus contactos en Whatsapp
6. Asegúrate de que tu Smartphone sincronice tus contactos con tu servicio en la Nube (En mi caso Gmail) así siempre tendrás tu información actualizada en todos lados.
7. Si pierdes tu cel, tendrás tus contactos con los últimos cambios en un santiamén cargando tu cuenta de Gmail (o proveedor de la Nube) 
8. La seguridad de tus contactos depende de la seguridad que apliques en tu teléfono. Se te pierde tu teléfono y si es relativamente nuevo, al menos tienes una buena probabilidad de borrarlo remotamente si activas la función de rastreo de tu Cel.

No seas flojo en la parte de la seguridad. No hay una receta infalible de seguridad, pero aplica alguna que retrase a aquel que encuentre / robe tu celular para que puedas ejercer alguna acción, desde rastrearlo hasta borrarlo. También, si es factible, deja en la pantalla de bloqueo alguna forma de contacto, por si una persona honesta lo encuentra te pueda contactar.

Si lo dejas sin seguridad, además de poder acceder a tu información, ya podrán "hablar" en tu nombre en redes sociales o correo asociado a tu smartphone. Créanme lo he escuchado muchas veces.

Algunos me dicen... ¿y si un día un hacker tira todo el internet? créeme que si eso pasa, no necesitarás tu teléfono más que para practicar el CandyCrush, por que el mundo mundial estará incomunicado.

Soy Alex Orosa

@aorosa

¿Qué tiene que ver el riesgo?

Hoy en día todo mundo habla del riesgo, pero casi nadie lo toma en cuenta. Y es que éste pequeño factor puede hacer la diferencia en el éxito o fracaso de cualquier proyecto sea del tamaño que sea. 

He escuchado que empresas o personas compran una solución para evitar el riesgo, y la verdad es que rara vez es realmente valorado.

¿Pero qué es el riesgo en si?

Riesgo es la probabilidad que una amenaza o vulnerabilidad se convierta en un desastre.

Una amenaza es aquello que puede generar un daño.

Vulnerabilidad es alguna debilidad que podría generar un daño.

En realidad el riesgo puede ser disminuido o mitigado, pero es casi imposible eliminarlo.

Tomemos como ejemplo un proyecto de sembrado de cámaras de seguridad en un negocio y empecemos con las preguntas obvias:

• ¿El local da a la calle? Amenaza- facilidad de robo.
• ¿La colonia es de riesgo? Amenaza- probabilidad más alta de robo o secuestro.
• ¿A qué altura deberían de ir las cámaras? Vulnerabilidad- facilidad de destruir la cámara vs. detectar rostro (una cámara muy alta no ve rostros)
• ¿Es necesario reforzar la integridad de las cámaras? Amenaza- facilidad de destruir o mover la cámara
• ¿Hay pérdida de energía frecuentemente? Amenaza- Si hay falla de energía dejo de grabar
• Localización de la grabadora. Vulnerabilidad- en caso de incidente el malhechor se puede llevar la grabadora fácilmente
• ¿Por dónde irá el cableado? Vulnerabilidad- romper cables para evitar grabación o descomponer el sistema
• Número de cámaras. Vulnerabilidad- dejar algún punto ciego
• ¿Qué tipo de cámara debe ir en cada lugar? Vulnerabilidad- no tener la resolución adecuada que ayude a identificar el hecho o la persona.
• ¿Necesito visión nocturna? Amenaza- Dejar de detectar un hecho o persona en completa obscuridad. 

Y como éstas van todas las preguntas que se me ocurran en base a la experiencia.  Todas aquellas que me ayuden a identificar una amenaza o vulnerabilidad. A cada amenaza o vulnerabilidad se le da una ponderación y al final se saca un factor de riesgo.

Se toma una a una cada amenaza o vulnerabilidad y se trata de mitigar con un alguna propuesta de solución.

Con esto tenemos un factor de riesgo y una propuesta con soluciones para mitigarlo.

Esto no quiere decir que el riesgo tenga que tender a cero, pero se crea una conciencia donde se sabe a ciencia cierta que existe un riesgo y hay dos caminos:

1. Mitigar el riesgo.- Sé que hay acciones que tengo que tomar
2. Aceptar el riesgo

Siempre he dicho que en cuestiones de seguridad, la solución no debe ser más caro que lo que estás protegiendo.  Si compro una caja fuerte de $10,000 para guardar mi reloj de $100 es absurdo.

Así que cuando te quieran vender lo que sea para disminuir el riesgo pregúntate primero cuál es tu riesgo, podrías estar gastando en una solución que en realidad no va a ayudarte y que podría aumentarlo.

Soy Alex Orosa

@aorosa

Windows 8

Nos llegó el día de verificar si cambiamos de sistema operativo o no. Muchos siguen en Windows XP, unos ya tienen Windows 7 y otros más ya migraron a MAC. ¿Pero que hay con Windows 8? Pues Windows 8 marcará la era en que las PC empezarán a salir con pantalla táctil de manera masiva.

Esta es la principal característica del nuevo sistema de Microsoft. Es muy amigable con la interacción táctil. Esto no quiere decir que no sirva si no tienes este tipo de pantalla. En realidad es mucho más que esto. Ha mejorado mucho la seguridad, ha incorporado su tienda de aplicaciones, es más intuitivo sin perder la flexibilidad y conocimiento previo del sistema operativo.  El botón de inicio desaparece(es configurable) y es reemplazado por una pantalla completa donde tienes a la mano toda la información que necesitas, desde tu correo hasta el Facebook, pasando por el tiempo, las principales noticias, tus aplicaciones más usadas, fotos, etc. 

La pantalla de inicio la llamas con el ya conocido botón de Windows o posicionando tu dedo o el mouse, en la esquina superior derecha, donde también tienes la opción de buscar lo que necesitas en tu equipo o Internet, compartir contenido en redes sociales, llamar algún dispositivo como cámara, impresora, escáner entre otros, o configurar la aplicación que tienes activa.

Suele ser compatible con la gran mayoría de aplicaciones previamente instaladas o adquiridas, y si tu equipo lo compraste en los dos últimos años, es muy probable que funcione sin problemas.  Para estar seguros, existe la página de Windows 8 donde incluyen una herramienta en línea que analiza tu equipo e indica si hay algo que no sea compatible o si tienes que hacer algo previo, como desinstalar alguna aplicación para reinstalarla posteriormente después de la actualización.  También si compraste tu equipo en últimas fechas con Windows 7, hay un descuento importante ($529.00 pesos mexicanos al momento de ésta publicación) o inclusive podría ser gratis.

Como todo cambio hay muchos que se resisten, sin embargo, si tu equipo te lo permite, te recomiendo que le pierdas el miedo y actualices tu sistema operativo.  No es algo obligatorio, pero como siempre, la tecnología nos empuja a actualizar tanto hardware como software.  La simple navegación en Internet ya exige mejores sistemas.  Antes con cualquier computadora descontinuada se podía navegar... hoy en día se limita a páginas estáticas.

Soy Alex Orosa

@aorosa

¿Te hackearon tu cuenta?

¿Qué es una contraseña? empezemos por eso... una contraseña es una serie de caracteres que yo conozco para poder acceder a algún sitio o contenido.  Han existido por milenios de una u otra forma.  Pero hablando de la era web, nos sirve para múltiples cosas; para entrar a mi email, proteger un archivo, desbloquear el smartphone, acceder a sitios especializados y hoy en día hasta para tener la información segura en la nube osease Internet.

Y ¿por qué queremos usar una contraseña? la respuesta obvia es para que yo, y a quien yo comparta la misma podamos acceder a dicho contenido.

Si es secreta y no se la compartí a nadie, ¿cómo es que hackearon mi cuenta? Las respuestas más comunes son; la contraseña es débil y fácil de adivinar o algún programa malicioso la recuperó de tu computadora. Son dos situaciones diferentes. Veamos:

1)  En éstas épocas ya no es admisible tener contraseñas débiles.  Una contraseña débil podría permite a mi novi@ celos@ adivinar la contraseña o usar las preguntas de seguridad para reestablecerla o hasta cambiarla, así que si mi contraseña es Alejandro, es muy fácil adivinarla, o si mi pregunta secreta es ¿cual es el nombre de mi perro? cualquiera que nos conozca lo va a poder deducir.

2) Los programas maliciosos normalmente generan zombies en la red.  Es decir de alguna manera el programa entra a la computadora, y éstos hacen lo que el hacker necesita, como podría ser mandar correos no deseados (SPAM) o ejecutar un ataque masivo.  Al estar dentro de la computadora hay maneras fáciles de recuperar las contraseñas del explorador o tus programas para usar tu correo o tu messenger y ejecutar el ataque a tu nombre.

Otra opción, entre muchas otras, es que alguien quiere entrar a algún contenido tuyo como tu correo electrónico.  Y para ésto hay muchos otros métodos y el más común es usar la fuerza bruta, es decir usar un programa que va a intentar con una serie de contraseñas y mucho depende del prestador del servicio o aplicación si permite hacerlo repetidamente hasta encontrarla o no.

 

¿Qué se puede hacer para disminuir el riesgo de que accesen a mi información? Poner una contraseña segura, diferente para cada sitio.  Ya lo sé me van a decir que es imposible para cada sitio y no lo es... menos en ésta era tecnológica.  Primero veamos qué es una contraseña segura:

1. Tiene que tener al menos 8 caracteres, yo suelo poner al menos 12.
2. Tener mayúsculas
3. Tener minúsculas
4. Tener números
5. Al menos 1 signo como #$%&*+ (Cuidado con éstos por aquello de las diferentes configuraciones de teclado)

Y bueno, ¿cómo le hago yo para administrar todas mis contraseñas en todos mis dispositivos?

 

Con una combinación del programa de administración de contraseñas y un administrador de contenidos en la nube...

 

Para administrar mis contraseñas yo uso keepass ya que es gratuito (no pirata) y tiene cliente para todas las plataformas más comunes; Windows, Mac, iOS(iPad, iPhone, iWhatever), Android, Blackberry, Windows Mobile, J2ME y hasta PalmOS.  En el keepass vas a poder poner Un nombre común, tu usuario, tu contraseña, el URL o sitio, caducidad y algunas notas. Y muy importante... el keepass lo vas a asegurar con una buena contraseña... ésta si la vas a tener que recordar ya que te va a dar entrada a TODAS tus contraseñas, reitero, pon una contraseña segura.

 

Mi base de datos de keepass la tengo en Dropbox, un administrador de contenidos en la nube, para poder acceder a ellos desde cualquier dispositivo con acceso a internet y voilá mi keepass toma la base de datos de dropbox, así que siempre tengo acceso a mi base de datos de contraseñas actualizada desde cualquier dispositivo, mi teléfono, mi tablet, mi compu o mi laptop.

 

De ésta manera con el keepass, que también genera contraseñas con la complejidad que yo establezca, creo todas mis contraseñas diferentes para cada sitio, incluso anoto en el mismo una respuesta sin sentido a las preguntas de seguridad teniendo menor riesgo de que alguien entre a mi información.

 

Si ya te pasó... mi recomendaciones son: Cambia tu contraseña, elimina cualquier programa malicioso de todos tus dispositivos, aunque uses Mac(también hay virus para Mac aunque no lo crean), y ya que estés seguro de que tus dispositivos están limpios, vuelve a cambiar tu contraseña.

 

Soy Alex Orosa

@aorosa

¿Cámaras en mi casa o negocio?

Últimamente el tema de las cámaras ha estado en auge. "Tener unas cámaras en mi negocio para saber qué están haciendo mis empleados, o en mi casa por si las dudas" son las frases que he estado escuchando últimamente.

La realidad es que antes de comprar cualquier solución, hay que saber si en realidad soluciona algo.

Las cámaras pueden servir para infinidad de cosas:

• Seguridad perimetral (Verificar que nadie traspase las murallas del fuerte, verificación de rondines de personal de seguridad)
• Seguridad interna (Verificar que nadie intente pasar a lugares restringidos)
• Seguridad espía (Identificar quién está robando o también en caso de "ligas")
• Seguimiento de procesos (Fábricas, maquiladores, etc.)
• Identificación de rostros (Robo hormiga, identificación de personal)
• Identificación de placas o matrículas (Robo de vehículos, verificación de acceso vehicular)
• Eventos históricos (¿Quién rayó o le pegó a mi coche?, asaltos, etc.)
• Correlación de eventos (¿Qué pasó con la vigilancia mientras ocurría el asalto?
• Simple morbo (Para ver qué hacen mis empleados, normalmente descubren que la mayoría sigue trabajando)
• Etc.

Y la lista se puede volver interminable...  Pero antes de que compres ese paquete del sam's o la oferta increíble en mercado libre, tienes que saber si lo que vas a obtener es lo que necesitas.

Desde el grabador de video digital(DVR por sus siglas en Ingles) hasta qué cámara debe de ir en cada sitio, pasando, vale no obviar, por una buena instalación.

¿Qué diferencia hay entre un sistema de 4 cámaras de 5,000 pesos a uno de 5,000 dólares?

Son la calidad de imagen, las funciones tanto de la cámara como del grabador, la instalación y  la experiencia de quien las instale. Explico:

Cámaras.-Primero hay que ver la calidad de imagen, que está medida en Lineas de Televisión (TVL por sus siglas en Ingles) que no es lo mismo que la resolución, entre más TVL tenga la cámara mejor será su imagen, claro tomando también en cuenta el lente, el procesador y la compresión de la imagen. No se deje ir por la resolución, ya que puede tener mejor resolución pero peor imagen como lo demuestra la imagen a continuación:

Entre otros muchos factores están:

• Uso para día y noche, tendrá que tener leds infrarojos para visión nocturna.  
• Fija o movible, la mayoría de veces es más barato poner 2 ó 3 cámaras fijas que abarquen lo que una que se pueda mover y hacer zoom (Pan/Tilt/Zoom).
• Filtros de luz y/o de identificación para "bloquear" luces por ejemplo de coches y poder ver bien las matriculas

DVR.- Empecemos con la capacidad, que pueden grabar desde una hasta miles de cámaras en un arreglo especializado.  Lo más común es tener DVRs de 4 a 32 cámaras(4,8,16 ó 32 cámaras).  Después debemos de ver cuantos cuadros por segundo puede grabar, ya lo común es que cada cámara pueda grabar sus 30 cuadros o imágenes por segundo (FPS o IPS), aquí lo importantes es de qué tamaño puede grabar esos 30 cuadros por segundo, ya que los DVRs más económicos lo hacen en una resolución muy chica. Tener acceso remoto, esto puede ser un simple cliente de software, vía web o smartphone  función muy pedida actualmente. Facilidad de búsqueda, de lo más importante es que se puedan hacer búsquedas fácilmente cuando pasa algún suceso, me he encontrado con DVRs donde es un dolor de cabeza, aparte de todo, mal configurados y hay que ver grabaciones completas de 72 horas para encontrar quién rayó mi coche el fin de semana. Entre otras funciones están los canales de audio que podemos grabar, alertas correlacionadas con sensores de movimiento, puertas o cajas registradoras,  registro de sucesos, etc..

Instalación.- Y éste es mi principal punto relacionado a experiencia, una mala instalación se deriva en riesgo.  De qué me sirve una cámara desenfocada o mal alineada.  Me llego a encontrar con cámaras a 15 metros de altura para ver quién entra en una puerta, ¿saben qué se ve? pues el peinado o despeinado de la gente que entra y nunca vemos su rostro.  Una instalación "a cable pelón" se deriva desde poderlo cortar fácilmente, hasta poder meter en corto circuito el DVR. 

Por eso recalco, es muy importante saber para qué queremos una cámara y planear muy bien su instalación. De ahí verificar el riesgo que estamos mitigando y saber cuánto estamos dispuestos a pagar por hacerlo.

Tener un sistema de seguridad, nunca está de más, siempre y cuando sirva en el momento que necesitamos.

Soy Alex Orosa

@aorosa

Aplicaciones de graņdes para PYMEs

Hoy en día, la competencia allá afuera es difícil y día con día aparecen nuevos factores que hacen más eficiente la operación de las empresas. Lo primero que tenemos que asegurar es hacer mejor que nadie lo que hacemos, ya sean popcakes o vender complejos sistemas de telecomunicaciones y con esto ya tenemos un buen porcentaje de nuestra venta cerrada o permanencia en el mercado asegurada.

Pero ¿qué pasa cuando nuestro negocio se basa en la memoria de una o dos personas? Fácilmente podemos empezar a perder oportunidades por muchos factores como falta de seguimiento a una cotización, falta de algún sistema para administrar proyectos, algún contenedor para concentrar los contactos tanto de clientes como de proveedores, un simple checklist y la lista sigue.

Pero siendo PYME ¿cómo podemos competir con grandes empresas? Ya que tienen sistemas completos de administración de procesos, de manejo de clientes y de manejo de recursos entre otros. La respuesta es teniendo los mismos sistemas.

Entiendo perfecto que hay mucha gente que le da miedo el simple hecho de prender una computadora, pero si quieres parecer grande tienes que actuar como grande y quitarte el miedo o poco a poco vas a desaparecer. Si le quieres vender a una empresa grande, lo más seguro es que ya te empiece a pedir ciertos requisitos como facturación electrónica, alguna certificación o simplemente tener tu contabilidad en orden, y el simple hecho de tenerlo puede ganarle un proyecto al mejor en su ramo.

Haciendo referencia a mi blog pasado de lo bueno que puede ser tener un sistema de correos basado en gmail (google apps), se aúna que puedes correr aplicaciones de este tipo pegado a tu sistema de correos a un costo muy bajo o a veces gratis(Google Apps Marketplace). ¿Quién mejor que tu correo sabe cuándo fue la última vez que contactaste a tu cliente o que le mandaste una cotización?

Hay aplicaciones para casi cualquier rubro, las más comunes, entre otras son:

• ERP (Enterprise Resource Planning)
• CRM (Customer Relationship Management)
• BPM (Business Process Management)
• Administración de Proyectos
• Contabilidad
• Administración de contactos
• Help Desk
• Administración de contenidos en medios sociales (Google+, Twitter, Facebook, etc.)

Recomendación... empieza con un sistema a la vez.  Móntalo, experiméntalo, ponlo en producción, espera a que tu gente se adecue a el, ya sea una o cien personas, y luego pon a trabajar el siguiente sistema.

Si tienes alguna pregunta o requieres de ayuda, simplemente contáctame.

Soy Alex Orosa

@aorosa

10 razones de por qué usar Gmail

Esta vez, voy a hablar de gmail a petición de "la vecina".  Mucha gente se acerca a mi con el fin de crearles su página Web y administrar sus correos, y en éste último rubro siempre recomiendo usar la infraestructura de correo de Google, es decir gmail o Google Apps en su versión personalizable con tu propio dominio (usuario@miempresa.mx por ejemplo).  Y voy a ser lo más claro posible al explicar sus diferenciadores:

1. Está siempre en línea. Por largos años, cuando se piensa en correo empresarial o de negocio, se piensa en Outlook o en Lotus principalmente.  No critico ninguna de las dos estructuras, son excelentes, día con día van mejorando y ofreciendo nuevos servicios, pero siempre llego al tema de la disponibilidad.  Aun cuando se trabaje en un  esquema redundante de alta disponibilidad en algún Data Center de renombre, siempre pasa algo que hace sufrir a la gente de sistemas.  Ya sea la caída de algún servidor, algún bloqueo por correo no deseado o simplemente la migración a una nueva versión en el mercado. Con google nunca he lidiado con ello y siempre está en línea.
2. Excelente manejo del SPAM (Correo no deseado).    Yo tengo varias cuentas de correo: Hotmail, Yahoo, Gmail, Prodigy, empresarial (basada en MS Exchange) y en la única cuenta que rara vez cae SPAM es en Gmail.  Las demás, hay que lidiar con correo basura diario . 
3. Sincronía entre todos tus dispositivos.  Ya sea que sólo tengas tu celular y la computadora del trabajo, o que tengas varios gadgets además de tus computadoras, tu dispositivo siempre te indicará si ya atendiste tu correo o no. No hay que lidiar con sistemas complejos.  Simplemente dar de alta tu cuenta en tu dispositivo y si ya leíste o archivaste tus correos, aparecerán como leídos o archivados en cualquier dispositivo.
4. No borres, archiva.  Es un tema que a muchos consume mucho tiempo.  ¿Qué hago con este correo? No es tan importante, pero si lo borro y ¿luego lo necesito? Con Gmail no te preocupas, "archívalo".  Tienes hoy en día cerca de 10 Gb de almacenamiento y cada día va creciendo.  Para algunos puede ser poco, pero para la mayoría es más que suficiente para no preocuparse el resto de sus días.  Gmail trabaja con etiquetas, y una de ellas se llama "Inbox".  Si uno "archiva" un correo simplemente le quita la etiqueta de "Inbox" y ya no aparece en tu carpeta de entrada.  Pero el correo seguirá existiendo.
5. Etiquetas. Las etiquetas son otro medio de orden.  ¿Cómo ordenas tus "carpetas" en Outlook? Claro! Los correos de Alex, tu compañero de trabajo, los almacenas en la carpeta de Alex.  Pero cuando creas la carpeta de proyectos especiales, donde Alex también está trabajando y Alex te manda un correo... ¿en dónde los metes? Y ahí empieza el desorden.  Por que ya no vas a saber dónde buscar.  Gmail lo resuelve con etiquetas, cada correo puede tener más de una etiqueta. Así que mi correo lo etiqueto como Alex y como Proyectos especiales, y por donde lo busque lo voy a encontrar.
6. Búsqueda.  Si algo sabe hacer Google es ordenar grandes cantidades de información para encontrar fácilmente lo que estás buscando.  Como prueba, se ha vuelto el buscador por excelencia y el Gmail no es la excepción.  Puedes encontrar tu correo por persona, por palabra, por fecha, por etiqueta o cualquier combinación que se te ocurra y a una velocidad casi instantánea.
7. Filtros.  Los filtros no son nada nuevo.  Lo que hace la diferencia son el elemento de las etiquetas.  Ya que con cada filtro se puede aplicar una o varias etiquetas además de las acciones clásicas como reenvío a otra cuenta, borrado o archivado, tratarlo como leído, etc.  Además que puedes darle un tratamiento, como "importante" o manejar estrellas para diferenciarlo.
8. Buzón Inteligente(Inbox Type). Gmail te da la opción de acomodar tu correo dependiendo de la prioridad o relevancia de tu correo y ésto lo hace de muchas maneras, desde poner primero con quien más interactúas, poner hasta arriba los no leídos o hasta por que tu le especificaste que siempre que te llegue un correo de tu abuelita (que nunca manda correos) te lo ponga como muy importante para contestarle cuanto antes.
9. Calendario y contactos. Constantemente escucho gente que perdió sus contactos y sus citas que estaban en su smartphone.  Esto no vuelve a pasar si lo sincronizo con mi cuenta de Gmail.  Ahí manejo mis contactos y mi agenda y, nuevamente, quedan sincronizados entre todos mis dispositivos.  Se pierde el smartphone o simplemente toca cambiarlo y no hay por que sufrir. Simplemente se sincroniza con tu cuenta de Gmail y nuevamente tienes tus contactos, tus citas y obviamente tu correo.
10. Aplicaciones. Esto es algo que muy poca gente aplica.  Alrededor de Google Apps en cualquiera de sus versiones hay aplicaciones empresariales de muy bajo costo.  Desde contabilidad hasta manejo de clientes pasando por toda una gama de aplicaciones que se fusionan con gmail "nativamente".  Inclusive con un poco de paciencia se pueden encontrar aplicaciones con licenciamento gratuito o restringido pero que cumplen con la necesidad del negocio.

Claro que tiene sus pormenores... por ejemplo, la versión gratuita sólo acepta 10 cuentas de correo con tu dominio... a partir de la 11 todas se vuelven de paga y hay que pagar anualmente USD$50.00 por cuenta si no obtienes algún buen trato económico por parte de Google.  Otro es que para tenerlo en línea, hay que tener internet siempre, aun cuando cada día es más común tener internet en cualquier lugar, también existe la versión de sincronía offline si fuera necesario.

Estas son algunos de los principales diferenciadores de Gmail o Google Apps, créanme... hay muchos más. Si estas pensando migrar de plataforma de correo, te sugiero pruebes las características de una cuenta de Gmail,  si te acomodas no dudes en migrar.  Hay que decirlo, he tenido clientes que han regresado a su correo POP3, simplemente por que llevan 20 años haciéndolo así, o algún otro que para tener su correo seguro lo tiene en tres laptops diferentes.

Hay mucha información en la ayuda en línea de gmail pero para cualquier duda con gusto atiendo sus comentarios en twitter @aorosa

Soy Alex Orosa

@aorosa